O Gerenciamento de Registros no Distrito Escolar Yakima é realizado de acordo com as leis estaduais e federais de Washington. Especificamente, o programa opera sob RCW 40.14 Preservação e Destruição de Registros Públicos. A privacidade e o acesso aos registros são regidos pela Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) (20 U.S.C. § 1232g; 34 CFR Parte 99) e pela Public Records Act (Capítulo 42.56 RCW).

O departamento de gerenciamento de registros do Distrito Escolar Yakima é responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, recebimento, manutenção, uso e disposição de todos os registros.

Os registros incluem mas não estão limitados aos registros gerados para a administração distrital, diretoria, instalações, finanças, recursos humanos/pagamento, transporte, registros de referência geral e técnica, e registros educacionais dos estudantes.

Os registros são vitais no funcionamento geral de cada distrito escolar e agência do governo estadual. Eles servem como uma memória da organização, um registro de eventos passados e uma base para ações futuras. Nenhuma atividade governamental pode ser realizada sem as provas documentadas contidas nos registros. Cada registro passa por um ciclo de vida, que começa com a sua criação e termina com a sua disposição. O gerenciamento eficaz dos registros é muito mais complexo do que apenas a criação de um sistema de arquivamento e armazenamento, mas sim o controle de todas as informações registradas ao longo de seu ciclo de vida:

• Criação: Um registro é criado quando a informação é recebida ou gerada pela primeira vez.
• Armazenamento ativo: Um registro está em seu estágio ativo desde que esteja sendo usado ou referido regularmente no curso dos negócios.
• Armazenamento inativo: Um registro passa para a fase inativa quando é necessário com menos freqüência, mas deve ser mantido para fins legais, fiscais ou administrativos.
• Disposição final: Um registro está no final de seu ciclo de vida quando já ultrapassou seu período de retenção e não é mais necessário para conduzir os negócios. A maior porcentagem de todos os registros criados será destruída no final de seu ciclo de vida. Os três a cinco por cento restantes têm valor permanente e serão mantidos em armazenamento de arquivos.

O que é um registro público?

Quase todo registro em um distrito escolar é um registro público. Para fins de retenção e destruição, um registro público, independentemente do formato, foi feito ou recebido em conexão com a transação de negócios públicos. RCW 40.14

Definição de um registro público

Os "registros públicos" do distrito escolar incluem qualquer "escrito" contendo informações relativas à conduta do distrito escolar ou ao desempenho de qualquer função preparada, possuída, usada ou retida pelo distrito escolar, independentemente da forma física ou características.

Uma "escrita" como definida pela Lei de Registros Públicos significa caligrafia, datilografia, impressão, fotomontagem, fotografia e qualquer outro meio de gravação de qualquer forma de comunicação ou representação. RCW 42.56.010

Os registros do distrito escolar não incluem as notas e memorandos pessoais do pessoal que permanecem na posse exclusiva do criador e que não são geralmente acessíveis ou revelados a outras pessoas

Registros eletrônicos

Os registros eletrônicos, incluindo e-mail e conteúdo web criados e recebidos pelo distrito na transação de negócios públicos, são registros públicos e são gerenciados de acordo com todas as leis e regulamentos que regem a divulgação de retenção, destruição e arquivamento de registros públicos. RCW 40.14

O distrito administra todos os registros distritais, incluindo registros eletrônicos, de acordo com as disposições estabelecidas nos cronogramas de retenção estaduais. Os registros eletrônicos são retidos em formato eletrônico e permanecem utilizáveis, pesquisáveis, recuperáveis e autênticos durante o período de retenção designado.

Os registros públicos são propriedade do Estado e permanecem sob a custódia legal do escritório em que foram originalmente arquivados. Os registros públicos no Distrito Escolar Yakima são destruídos ou transferidos somente por meio do Programa de Retenção de Registros do Estado de Washington e procedimentos de Gerenciamento de Registros do Distrito Escolar Yakima.